Instandhaltung 4.0 mit Paledo
Wie man fast den kompletten Paledo-Funktionsumfang an einer Vielzahl unterschiedlicher Standorte, mit völlig unterschiedlichen Unternehmensbereichen und digitalen Schnittstellen nach außen im Turbomodus einführt, zeigt uns die WVG-Gruppe.
Die Westfälische Verkehrsgesellschaft (WVG) ist die Service- und Geschäftsführungsgesellschaft mehrerer kommunaler Verkehrsunternehmen in Westfalen. Dazu gehören die Regionalverkehr Münsterland GmbH (RVM), Regionalverkehr Ruhr-Lippe GmbH (RLG), Verkehrsgesellschaft Kreis Unna mbH (VKU), Verkehrsbetrieb Kipp GmbH (VBK) und die Westfälische Landes-Eisenbahn GmbH (WLE).
Mit mehr als 1.000 Schnell-, Regio-, Taxi- und Stadtbussen bringt die Westfälische Verkehrsgesellschaft mbH den Öffentlichen Personennahverkehr in Westfalen ins Rollen und bringt Tag für Tag Personen sicher an Ihr Ziel.
Darüber hinaus bietet die WVG Gruppe auch Leistungen im nationalen sowie internationalen Güterverkehr auf Schienen an.
Unternehmen: WVG Gruppe
Standort: Münster, Deutschland
Paledo-Einsatzbereich: Paledo Basismodul, Paledo App, Anlagenplan, Ersatzteilmanagement, Digitale Formulare, Arbeitsplankalender, Grafische Plantafel, Strategiemanager, Schichtplanung, Auftragswesen, Zeitreihenanalyse, Dashboards, Reports & Analyse, DGUV-V3, Radsatzdatenbank, BANFen/OCI, HU-SP, Schnittstellen, Fremdfirmengateway
Die Erwartungen an die WVG-Gruppe sind hoch und werden zukünftig noch steigen. Denn wenn der öffentliche Personennahverkehr Autofahrten ersetzen soll, muss er in erster Linie attraktiv sein.
Einerseits innovative Mobilitätslösungen anzubieten und gleichzeitig wirtschaftlich unterwegs zu sein, ist aufgrund von externen Einflüssen (Stakeholder Interessen) und des dünn besiedelten Verkehrsgebietes nicht immer möglich (8600km² befahrene Fläche bei 2,3 Millionen Einwohnern).
Ein Faktor, mit welchem die WVG-Gruppe aktiv auf die Wirtschaftlichkeit Einfluss nehmen will, ist durch die Digitalisierung der Instandhaltungsprozesse. Damit soll eine Kostensenkung erreicht werden, was sich wiederum positiv auf den Fahrgastpreis und auf die Attraktivität des Angebots der WVG-Gruppe auswirkt.
Die Überlegung zur Digitalisierung der Instandhaltung begannen 2016, ein Jahr nach der Einführung eines gruppenweiten ERP-Systems. Mit der Einführung offenbarten sich schnell erhebliche Herausforderungen für die Instandhaltung. Immer größer werdende Datenlücken, zunehmende Probleme und ein immer größer werdender Unmut der Instandhalter waren schließlich Anlass etwas zu ändern. 2019 kreuzten sich die Wege der WVG-Gruppe und Syntactix auf der VDV SAP Anwenderkonferenz in Münster.
Christian Kempa, Projektleiter und Initiator der Digitalisierung der Instandhaltung bei der WVG erinnert sich: „Herr Fink hat damals eine tadellose Präsentation gehalten, die selbst die Geschäftsführung sofort überzeugt hat und man sich sehr schnell für die Einführung von Paledo entschieden hat.“
Die WVG-Gruppe führte Paledo zunächst 2021 zur Digitalisierung Ihrer Instandhaltungsprozesse in den beiden Werkstätten der Verkehrsgesellschaft Kreis Unna mbH (VKU) ein. Dabei blieb es jedoch nicht, wie Christian Kempa weiter ausführt: „Paledo hat durch die leichte Bedienbarkeit, die Benutzerfreundlichkeit so überzeugt, dass andere Bereiche aus unserem Unternehmen Paledo ebenfalls haben wollten.“
Angestoßen durch die interne Werbetrommel der WVG-Mitarbeiter für Paledo wurde das Projekt schließlich im Jahr 2022 auf die Unternehmensbereiche KOM Werkstätte, Eisenbahn Zentralwerkstatt, Gebäude & Anlagen und im Jahr 2023 auf die Bereiche Haltestellenbau, Verkehrstelematik und Infrastruktur ausgeweitet. Eine Besonderheit war dabei die kurze Projektlaufzeit von drei Monaten. Realisieren konnte man dies, indem man Prozesse weitestgehend gleich gehalten hat. Seit Juni 2023 befindet sich die WVG mit Paledo mittlerweile im Regelbetrieb. Christian Kempa merkt hierzu an: „Damit ist es für uns aber nicht zu Ende. Wir wollen stetig weiter optimieren und auch andere Anforderungen umsetzen.“
In diesen zweieinhalb Jahren hat die WVG-Gruppe viel geschafft. Sie hat das Paledo Basic eingeführt, die Paledo App und so ziemlich alle Paledo-Module, die es gibt.
Mittlerweile sind 2 Paledo-Instanzen, 151 Handhelds, 38 Mobile Tablet-PCs und 43 Citrix-Anwender im Einsatz.
Paledo-Module im Einsatz:
Instandhaltung erzielt mit Paledo schnell spürbaren Mehrwert
Die Einführung von Paledo erfolgte im April 2021 mit einer nur kurzen Vorlaufzeit von drei Monaten für die IT-Infrastruktur. In einem ersten Schritt wurden Daten systematisch in Paledo erfasst und mobile Eingabesysteme bereitgestellt. Dies erfolgte mit der Paledo App, mit persönlich zugeteilten Handhelds sowie Pool-Tablets. Den wahrgenommenen Effekt beschreibt Christian Kempa dabei wie folgt: „Wir haben Paledo im vierten Monat eingeführt und der Mehrwert war einfach sofort da. Die mobilen Endgeräte haben sofort ihre Wirkung gezeigt.“ Die WVG hat durch den Einsatz von Paledo sehr schnell den Administrativen Aufwand erheblich reduzieren können. Beispielsweise wurden 3.200 Arbeitsanleitungen inklusive Vorgänge und Untervorgänge reduziert auf 80 Berichtsvorlagen und 800 Protokolle, und das mit nur einer Protokollvorlage.
Operative Prozesse und mobile Bereitstellung werden verbessert
Auch wurde eine Verbesserung der operativen Prozesse und mobilen Bereitstellung realisiert, indem Vorgänge und Untervorgänge ersetzt wurden durch Checklisten inkl. Wartungsinformationen und Dokumentationselemente mit automatischer Anlage von Folgeaufträgen. Für die mobile Abarbeitung von Wartungen rufen die Mitarbeiter die entsprechende Checkliste über die App auf, können dann Punkt für Punkt abarbeiten und haben die Herstellerwartungsinformationen als Anhang in der Checkliste direkt mit dabei. „Das hat z. B. den Vorteil, dass ein Monteur, der neu ist, oder der nicht regelmäßig Wartungen bei uns durchführt, auch immer in der Lage ist die Wartungen nach Herstellervorgaben durchzuführen“, so Christian Kempa.
Besserer Verfügbarmachung von Daten und deren Nutzung
Eine weitere Verbesserung betrifft die Verfügbarmachung von Daten und die Nutzung dieser. So werden im Rahmen der Tankdatenanalyse über das Paledo Zeitreihen-Modul die aktuellen Zuordnungen der Fahrzeuge zu den Kreisen und die entsprechenden Tankmengen und Kilometerstände abgespeichert. Danach erfolgen die Berechnungen. Vor Paledo waren 12 Mitarbeiter jeden Monat damit beschäftigt Exceltabellen zu befüllen, die dann den Zoll zur Überprüfung bereitgestellt wurden. Das Ziel, das die WVG verfolgt, ist es, diesen Prozess zu automatisieren.
Erfolgsfaktoren des Projekts
Christian Kempa verrät uns, was für ein erfolgreiches Projekt notwendig ist
Wie hat es die WVG-Gruppe allerdings geschafft, Paledo in so einem großen Umfang und in relativ kurzer Zeit einzuführen? Christian Kempa teilt seine Erfolgsformel mit uns:
„Wir haben alle eingebunden, selbst den Monteur in der Werkstatt. Der ist nämlich wichtig, weil er derjenige ist, der damit arbeiten muss. Dadurch hatten wir eine sehr hohe Akzeptanz in der operativen Ebene.“
Da der ÖPNV im Allgemeinen sehr traditionell unterwegs ist, war ein entscheidender Erfolgsfaktor der WVG, die Bereitschaft zu zeigen, die eigenen Prozesse zu überdenken. Bei der Umsetzung wurde auf eine agile und Schritt-für-Schritt-Vorgehensweise Wert gelegt: „Erst wenn die Werkstatt oder der Monteur vorbeikamen und gesagt haben, das passt so, erst dann sind wir einen Schritt weitergegangen“, so Christian Kempa. Damit konnte die WVG das notwendige Verständnis und die Akzeptanz auf allen Ebenen für sich gewinnen: „Selbst in der IT sieht man die Instandhaltung mittlerweile anders, das ganze Gefüge an sich hat sich so ein bisschen verändert.“
Das gewünschte Ergebnis erzielte man auch dadurch, dass man einen radikalen Weg eingeschlagen ist. Man hat nicht danach geschaut, was andere Abteilungen, wie zum Beispiel das Controlling oder die FIBU. Vielmehr hat man den Fokus gleich auf die Instandhaltung gesetzt, wie Christian Kempa beschreibt:
„Wir haben uns gesagt, wir reduzieren alles auf das Maß, was die Instandhaltung braucht und dann schauen wir: was fehlt noch, wo müssen wir noch ein Häkchen reinsetzen, wo müssen wir noch ein Lernfeld implementieren. Das klappt z.B. super gut so ein Lernfeld mit Paledo zu implementieren, das ist in 5 Minuten erledigt.“
Christian Kempa bezeichnet die Einführung von Paledo als einen großen Erfolg. Man sei aber noch lange nicht am Ende der Digitalisierung angelangt. Ein Thema, das noch weiter vorangetrieben werden soll, ist eine Vollvernetzung der Hauptsysteme und Equipments mit Paledo (Stichwort: Fahrzeugtelemetrie). Christian Kempa beschreibt, dass sich die Instandhaltung aktuell zwischen der Digitalisierungsstufe „Verfügbarmachung von Daten und Nutzung dieser“ und der Stufe „Vernetzung und Schaffung von Schnittstellen“ befindet.
Das ultimative Ziel, ist es die letzte Stufe der Digitalisierung zu erreichen, die Automatisierung: Weg von der vorbeugenden zur zustandsorientierten Instandhaltung. Hier ist sich Christian Kempa sicher, dass sie dieses Ziel, hin zur Instandhaltung 4.0, mit Paledo erreichen werden.
Aber nicht nur im Bereich der Instandhaltung wird die Digitalisierung vorangetrieben. Seit Herbst 2023 digitalisiert die WVG auch ihr Lagermanagement mit Hilfe von Paledo.
Die größte Herausforderung der Digitalisierung sieht Christian Kempa darin, ein Umdenken bei den Mitarbeitenden zu erreichen, nicht mehr in traditionellen, sondern in modernen Prozessen zu denken und diese auch verbindlich zu nutzen.
Mit Paledo legt die WVG den Grundstein, um die gesetzten Digitalisierungsziele des Unternehmens technologisch aber auch auf allen Unternehmensebenen im Mindset der Mitarbeiter zu erreichen.
Sie planen Ihre Unternehmensprozesse zu digitalisieren?
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wir unterstützen Sie gerne!
